Chủ đề

Chủ để thuộc : Thông tin dự thầu (BS-PM-01.1-1) Mức độ hoàn thành chủ đề của học viên : Chưa hoàn thành

2. Giải thích quy trình

Tiến trình học theo chủ đề

Giải thích luồng làm việc

Thông tin dự thầu sẽ trải qua các bước xử lý như sau:

2.1 Thu thập thông tin dự thầu

Bất kể thành viên nào của doanh nghiệp cũng có thể tạo mới một Thông tin dự thầu. Tác vụ này hoạt động giống như một cổng thu thập các thông tin về dự án hoặc cơ hội công việc.

Khi một Thông tin dự thầu được tạo ra -> một email sẽ được gửi tới các nhóm người dùng sau:

  • Nhóm Ban giám đốc (BOD).
  • Nhóm quản lý dự thầu (tender manager) và nhóm dự thầu (tender)

Lúc này Thông tin dự thầu ở trạng thái nháp, người tạo có thể thêm các thông tin mô tả chung về dự án như:

  • Chủ đầu tư, bên mời thầu (bắt buộc)
  • Loại hình hồ sơ dự thầu (đã được cấu hình trước đó)
  • Ngày tháng mở thầu…
  • Giá trị gói thầu…

Các nhân sự liên quan đến Thông tin dự thầu này sẽ được tự động kéo vào và trở thành Người theo dõi của tài liệu Thông tin dự thầu này. Mọi sự thay đổi của Thông tin dự thầu đều được gửi đến những Người theo dõi thông qua email.

2.2 Thẩm định sơ bộ

Nhân sự thuộc phòng Tender sẽ tiến hành thẩm định sơ bộ thông tin dự thầu này và sẽ quyết định có tham gia dự thầu gói thầu này hay không. Trong quá trình thẩm định sơ bộ Nhân sự phòng Tender có thể trao đổi thêm thông tin với:

  • Giám đốc doanh nghiệp
  • Trưởng phòng Tender
  • Ban giám đốc và có thể giám đốc kinh doanh.

Các thông tin mà nhân sự tender cần xác định là:

  • Loại hình của gói thầu (Loại thông tin dự thầu): Chỉ tiêu này cần xác định rõ để hệ thống ERP dựa vào đó thiết lập các chỉ tiêu đánh giá cho bước đánh giá tiếp theo.

Các loại thông tin dự thầu sẽ được Trưởng phòng Tender  xác định tại mục “cấu hình chỉ tiêu đánh giá”.

Nhân sự nào thuộc phòng Tender thực hiện thao tác “Thẩm đinh sơ bộ” sẽ trở thành người chủ trì của thông tin dự thầu đó.

Khi thông tin dự thầu đã được thẩm định sơ bộ, hệ thống ERP sẽ tự động tạo danh mục các chỉ tiêu đánh giá, đồng thời sẽ email thông báo quyết đinh sẽ tham gia cho những người theo dõ thông tin này. Người theo dõi sẽ biết đến thông báo này bằng cách:

  • Email hệ thống thông báo trên email đăng ký của người dùng
  • Email thông báo trên phân hệ “Thảo luận nội bộ”
  • Nhật ký tài liệu được ghi kèm theo các tài liệu

Nhân sự thuộc phòng Tender cũng có thể quyết định không tham gia dự thầu và chuyển hồ sơ này sang trạng thái đóng

2.3 Giao việc hoặc nhận việc tập hợp các chỉ tiêu đánh giá

Các thành viên BOD và trưởng phòng Tender có thể giao việc thẩm định (cho điểm các chỉ tiêu) thông tin dự thầu cho một Nhân sự nào đó thuộc phòng Tender (thực hiện thao tác là việc bấm một nút, chọn một nhân sự và xác nhận), nhân sự được giao việc sẽ biết thông qua email và cũng được kéo vào để trở thành người theo dõi của tài liệu này. Kèm theo với việc giao việc thấm định thông tin dự thầu là thời hạn phải hoàn thành công việc thẩm định.

Ngoài ra để chủ động trong công việc, nhân sự thuộc phòng Tender của có thể tự xác nhận là nhận công việc thẩm định cho gói thầu tương ứng bằng cách bấm vào nút [Nhận việc]

2.4 Thẩm định thông tin dự thầu

Phương cách thẩm định thông tin dự thầu là nhập và điểm số của các tiêu chí cụ thể. Hệ thống sẽ tổng hợp điểm số và so sánh với ngưỡng cài đặt về khả năng tham gia dự thầu. Các tiêu chí đánh giá có thể được thay đổi, bổ sung nội dung và điểm số.

Sau khi việc cho điểm thẩm định hoàn thành, người được giao nhiệm vụ thẩm định sẽ bấm nút “Thẩm định xong” và hệ thống sẽ chuyển trạng thái của tài liệu sang “Đã thẩm định” đồng thời BOD sẽ nhận được thông tin thông qua email hoặc Notice trên ứng dụng.

2.5 Ra quyết định

Người chủ trì hoặc thành viên BOD hoặc trưởng phòng Tender sẽ đưa ra quyết định có tham gia thực hiện hồ sơ dự thầu hay không. Khi xác nhận là CÓ tham gia dự thầu, tài liệu “Hồ sơ dự thầu” sẽ được tự động tạo ra dựa trên ”thông tin dự thầu” này.

Trường hợp không tham gia dự thầu tài liệu “thông thi dự thầu” tương ứng sẽ ở trạng thái “Không tham gia”


×