Bài học

Bài học thuộc : Quản lý hợp đồng Mức độ hoàn thành bài học của học viên : Chưa hoàn thành

Yêu cầu tạo mới hợp đồng BS-PM-02.1-1

Để tạo ra một hợp đồng trên hệ thống Aliswork, chúng tôi hỗ trợ 2 phương thức:

  • Trực tiếp từ menu quản lý hợp đồng
  • Gián tiếp thông qua một hành động từ đề nghị (đề xuất) tạo mới hợp đồng.

Đề nghị tạo mới hợp đầu là bước tiếp theo mà quá trình bán hàng, đấu thầu hoặc mua hàng sẽ phải thực hiện để hiện thực hoá các thoả thuận.

Từ một hồ sơ dự thầu đã được đánh dấu “Trúng thầu” hay một đề nghị mua hàng đã được phê duyệt bạn có thể dễ dàng tạo một “Yêu cầu tạo mới hợp đồng” hoặc ngay từ thực đơn quản lý bạn cũng có thể dễ dàng tạo mới tài liệu này.

“Yêu cầu tạo mới hợp đồng” sẽ được quản lý và vận hành như sau:

1. Quy trình thực hiện

Sơ đồ trên là quy trình áp dụng cho trường hợp chúng ta xử lý yêu cầu tạo mới hợp đồng bằng thủ công (bằng tay). Có một số trường hợp có thể tạo ra yêu cầu này một cách tự động bằng việc hoàn thành một quy trình làm việc ví dụ hoàn thành quy trình dự thầu.

Các nhóm và phòng ban tham gia vào quy trình gồm:

  • Bộ phận pháp chế
  • Ban giám đốc: Quyết định
  • Các phòng ban, nhân viên khác

Trạng thái và hành động tương ứng của tài liệu “Yêu cầu tạo mới hợp đồng ” như bảng sau:

1. Giải thích quy trình

Một số thành viên trong doanh nghiệp sẽ được cấp quyền để tạo yêu cầu tạo mới hợp đồng.

Khi tạo yêu cầu, cần cung cấp các thông tin bắt buộc:

  • Loại hợp đồng: Lựa chọn trong danh sách. Loại hợp đồng trong doanh nghiệp sẽ được cài đặt trong trương mục thiết lập loại hợp đồng
  • Đối tác: Lựa chọn trong danh mục hoặc tạo mới

Các thông tin khác như: Giá trị hợp đồng, thuế, dự án, điều khoản thanh toán, mô tả có thể bổ sung sau khi tạo yêu cầu.

Mặc định khi một yêu cầu được tạo, nó sẽ ở trạng thái mới và bạn có thể sửa đổi các thông tin của yêu cầu và người tạo ra yêu cầu sẽ là người theo dõi đầu tiên của tài liệu này.

Khi thông tin của yêu cầu tạo mới hợp đồng đã chính xác bạn có thể gửi yêu cầu bằng thao tác bấm vào nút bấm [gửi yêu cầu].

Các nhân sự thuộc nhóm “pháp chế” khu truy cập vào mục hợp đồng sẽ nhìn thấy phiếu yêu cầu này.

Nhân sự thuộc bộ phận pháp chế có thể bấm nút [Nhận] để xác nhận là đã nhận được yêu cầu. Khi xác nhận là Nhận yêu cầu, nhân sự pháp chế cũng đồng thời trở thành người theo dõi của tài liệu “Yêu cầu tạo mới hợp đồng”. Tại đây các thảo luận về yêu cầu có thể thực hiện trực tiếp tại mục “Tạo thông điệp” hoặc ghi chú của tài liệu.

Khi các trảo đổi đã được thống nhất, nhân sự thuộc bộ phận pháp chế có thể tạo mới tài liệu Hợp đồng để bắt đầu quá trình quản lý hợp đồng. Lúc này hệ thống sẽ chuyển trạng thái của tài liệu này thành “Đã tạo”. Lúc này quy trình xử lý yêu cầu tạo mới hợp đồng kết thúc.

2. Phân quyền truy cập thông tin

Tài liệu Yêu cầu tạo mới hợp đồng được phân quyền truy cập như sau:

  • Chỉ những người là người theo dõi Yêu cầu được phép truy cập.
  • Toàn bộ bộ phận pháp chế.

 

3. Màn hình mẫu

3.1 Xem các yêu cầu tạo hợp đồng

Điều hướng: [Hợp đồng] -> [Yêu cầu tạo hợp đồng]

Bạn sẽ nhìn thấy danh sách các “Yêu cầu tạo hợp đồng” hiển thị dưới dạng list view như hình sau:

Khi bạn bấm vào mỗi dòng của các yêu cầu, form view của yêu cầu tương ứng được mở ra:

 

3.2 Tạo mới yêu cầu tạo hợp đồng

Điều hướng: [Hợp đồng] -> [Yêu cầu tạo hợp đồng] bấm nút [Tạo]

Màn hình tạo mới như sau:

Sau khi điền các thông tin cần thiết bấm nút [Lưu] để lưu lại yêu cầu. Tuy nhiên sau khi lưu Yêu cầu vẫn ở trạng thái “mới”, nó chưa được gửi đi và chỉ một mình bạn là người theo dõi tài liệu liệu này.

Ô chọn lựa thông tin “Điều khoản thanh toán” cho phép bạn chọn các điều khoản thanh toán (chính sách thanh toán) đã được cấu hình sẵn, ý nghĩa của mục này sẽ được chúng tôi giải thích trong phần kế toán.

Khi Yêu cầu ở trạng thái “mới” bạn có thể sửa đổi nội dung và bất cứ thông tin gì trừ thông tin “Người tạo yêu cầu” bằng cách bấm vào nút [Sửa] sau đó là [Lưu].

3.3 Gửi yêu cầu tạo hợp đồng

Người tạo ra yêu cầu tạo mới hợp đồng có thể gửi Yêu cầu bằng cách bấm vào nút [Gửi yêu cầu] trên màn hình form view của Yêu cầu.

Khi bạn thực hiện hành động Gửi yêu cầu, những nhân sự thuộc nhóm (bộ phận) pháp chế sẽ thấy Yêu cầu này và có thể thực hiện hành động Nhận yêu cầu.

3.4 Nhận yêu cầu tạo hợp đồng

Nhân sự pháp chế sẽ nhìn thấy các yêu cầu tạo mới hợp đồng tở trạng tháng “Mới” khi đăng nhập vào hệ thống và truy cập tới mục Hợp đồng. Ở form view của Yêu cầu sẽ nhìn thấy nút bấm [Nhận thực hiện].

Khi thực hiện hành động Nhận, Yêu cầu sẽ được chuyển sang trạng thái “Đã nhận” và hệ thống sẽ thông báo cho những người theo dõi tài liệu (người tạo), đồng thời cũng ghi lại nhật ký hành động cho tài liệu.

Khi Yêu cầu được nhận, nhân sự pháp chế cũng trở thành người theo dõi yêu cầu này và có thể trao đổi thêm thông tin với người tạo yêu cầu thông qua chức năng “Thông điệp mới” hoặc “Tạo ghi chú nội bộ”.

3.5 Tạo hợp đồng

Khi các thông tin đã rõ ràng và việc kiểm tra ổn, nhân sự pháp chế (là người nhận xử lý yêu cầu) có thể tạo mới Hợp đồng bằng thao tác bấm nút [Tạo hợp đồng].

Sau thao tác “Tạo hợp đồng”, một tài liệu Hợp đồng mới sẽ được tạo ra và tuỳ thuộc vào loại hợp đồng mà bạn sẽ nhìn thấy Hợp đồng trong mục “Đầu vào” hoặc “Đầu ra”.

Các thông tin cơ bản trong Yêu cầu sẽ được chuyển sang Hợp đồng và Người đề nghị Yêu cầu sẽ trở thành người theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng sau này.

4. Video clip tham khảo


×