Bài học

Bài học thuộc : Quản lý dự án (BS-PM-03.1) Mức độ hoàn thành bài học của học viên : Chưa hoàn thành

Yêu cầu cung ứng vật liệu cho công trình

Sơ đồ quy trình

Có 2 cách để yêu cầu vật tư cho một công trình (dự án):

  • Cách 1: Vật tư được hệ thống ERP tính toán thông qua quá trình xây dựng dự toán.
  • Cách 2: Do PM của dự án chủ động yêu cầu, với cách này hệ thống ERP mặc định coi như loại vật tư mà PM đề xuất đã được phê duyệt chất lượng, chủng loại từ khách hàng.

Trong bài viết này chúng ta sẽ xem xét cách thực hiện, các thao tác cần thiết để sử dụng và quản lý quy trình trên hệ thống ERP.

Các bộ phận tham gia vào quy trình bao gồm:

  • Phòng kỹ thuật (quản lý dự án)
  • Phòng Mua hàng
  • Phòng QS
  • Phòng Kế toán
  • Bộ phận quản lý hợp đồng và
  • BOD – Ban giám đốc

Sẽ có 2 giai đoạn chính để thực hiện quy trình này:

  • Giai đoạn1: chuẩn bị phiếu “Đề nghị cung ứng vật tư” – có 2 cách khác nhau để chuẩn bị phiếu này, phòng Kỹ thuật (quản lý dự án) thực hiện là chính.
  • Giai đoạn 2: xử lý phiếu “Đề nghị cung ứng vật tư” phòng Mua hàng là đầu mối chính để thực hiện giai đoạn này.

1. Giai đoạn Chuẩn bị phiếu “Đề nghị cung ứng vật tư”

1.1  “Đề nghị cung ứng vật tư” Là kết quả của quá trình tính toán và phê duyệt dự toán

Tham khảo cho phần này, bạn có thể xem thêm ở mục Giá hợp đồng và dự toán của dự án (BS-PM-03.1-2)
Sau khi dự toán dự án được CEO phê duyệt, một số phiếu sẽ được hệ thống ERP tự động sinh ra trong đó có phiếu “Phiếu Quản lý vật tư đầu vào” cho từng loại vặt tư sử dụng trong hạng mục.

Trên phiếu này sẽ có các thông tin quan trọng như sau:

  • Loại vật tư, khối lượng
  • Tiến độ cung ứng
  • Trạng thái trình duyệt với khách hàng

PM và trưởng phòng kỹ thuật (dự án) sẽ thao tác trên phiếu này để tạo ra một “Yêu cầu cung cấp vật liệu” để gửi tới bộ phận mua hàng

Cách thức thực hiện thao tác mô tả như sau:

Điều hướng tới mục cung ứng vật tư theo định mức cho dự án:

[Dự án] ->[Cung ứng] -> [Vật tư theo định mức]

Màn hình hiển thị danh sách các phiếu quản lý vật tư như sau:

Các phiếu quản lý vật tư được nhóm theo Dự án và Hạng mục.

Với vai trò là trưởng phòng Kỹ thuật (Dự án) bạn sẽ cần truy cập các phiếu này, kiểm tra lại các thông tin và thực hiện thao tác tạo ra phiếu yếu cầu vật liệu.

Chi tiết phiếu quản lý vật tư như sau:

Nội dung các thẻ thông tin như sau:

  • TRÌNH DUYỆT:
    • Mục Hồ sơ trình duyệt: Liên kết đến hồ sơ trình duyệt của loại vật tư này, bấm vào liên kết có thể tới được hồ sơ trình duyệt tương ứng.
    • Mục Trạng thái trình duyệt: Cho biết nhanh trạng thái của hồ sơ đã được chấp thuận hay chưa. Chỉ khi hồ sơ trình duyệt được chấp thuận, bạn mới có thể tạo ra được phiếu yêu cầu cung cấp vật liệu.
  • CUNG ỨNG:
    • Là bảng thông tin cho biết yêu cầu tiến độ cung cấp vật tư theo tiến độ thi công của từng mục công việc có sử dụng loại vật tư này.
  • VẬT TƯ:
    • Chứa các thông tin chi tiết của loại vật tư này như: .
    • Mục Trạng thái trình duyệt: Cho biết nhanh trạng thái của hồ sơ đã được chấp thuận hay chưa. Chỉ khi hồ sơ trình duyệt được chấp thuận, bạn mới có thể tạo ra được phiếu yêu cầu cung cấp vật liệu.

 

 

PM của dự án chủ động yêu cầu cung ứng


×