Bài học

Bài học thuộc : Quản lý dự án (BS-PM-03.1) Mức độ hoàn thành bài học của học viên : Chưa hoàn thành

Thông tin chung và nhân sự của dự án (BS-PM-03.1-1)

Bao gồm việc quản lý và điều tiết các thông tin sau

Thông tin dự án:

  • Khách hàng (Chủ đầu tư)
  • Tư vấn giám sát (hoặc quản lý dự án)
  • Doanh thu công trình
  • Địa điểm
  • Thời điểm khởi công và kết thúc (dự kiến)
  • Nhân sự liên quan đến dự án
  • Tài liệu đầu vào của dự án (bản vẽ, yêu cầu kỹ thuật, các thông tin hợp đồng, các công văn trao đổi).
  • Các thiết lập cơ bản của dự án (tỷ lệ chi phí quản lý …)

1. Phương thức truy cập (màn hình hiển thị)

Các thông tin hiển thị được giới hạn theo quyền truy cập thông tin của từng nhóm người sử dụng trên hệ thống.

Bao gồm 3 phương thức hiển thị như sau: Kanban view, Form view, List view

1.1    Chế độ Kanban view (Mặc định)

Các dự án hiển thị lần lượt theo từng bảng Kanban (Khán bản) với các thông tin chi tiết gồm các thẻ tab:

  • Thông tin chung: chứa các thông tin chung của dự án và nút bấm chuyển hướng tới danh sách các hạng mục và chuyển hướng tới chế độ form view của dự án.
  • Nhân sự: Chứa thông tin về nhân sự của dự án và nút bấm chuyển hướng tới danh sách nhân sự và chuyển hướng tới chế độ form view của dự án.
  • Tài liệu: Các tài liệu công khai của dự án như: Hồ sơ thiết kế, các chỉ dẫn kỹ thuật…

1.2    Chế độ Form view

Thông tin chi tiết của một dự án hiển thị trên 1 trang màn hình, cho phép chỉnh sửa thông tin nếu được cấp quyền.

1.3    Chế độ List view

Thông tin vắn tắt của toàn bộ các dự án hiển thị theo bảng hàng ngang để có thể dễ dàng theo dõi được số liệu của nhiều dự án cùng lúc.

2. Luồng làm việc

Các tác vụ chính của chức năng này gồm:

  • Tạo mới dự án
  • Chỉnh sửa thông tin cơ bản của dự án
  • Cung cấp và phân phối các tài liệu công khai của dự án
  • Bổ nhiệm nhân sự cho dự án

2.1 Tạo mới dự án

Điều hướng: [Dự án] -> [Quản lý dự án] -> [Thông tin chung và nhân sự]

Bấm nút [Tạo] góc trên bên trái màn hình Kanban view hoặc màn hình List view hoặc màn hình Form view

Các thông tin cần thiết lập:

  • Tên dự án (bắt buộc)
  • Khách hàng (bắt buộc): Lựa chọn từ danh sách khách hàng xổ xuống hoặc có thể tạo mới với chức năng tạo mới khách hàng.
  • Địa điểm (bắt buộc): Lựa chọn từ danh sách xổ xuống.
  • Doanh thu dự án: Không cần nhập liệu, hệ thống sẽ tự tính toán tổng hợp từ các số liệu thành phần: hạng mục, đầu công việc.
  • Chi phí quản lý dự án: Có 2 cách thiết lập (theo tỷ lệ phần trăm hoặc số cố định). Việc thiết lập chi phi quản lý dự án nhằm mục đích hệ thống tính trước các chi phi tối đa có thể được phép thực hiện cho mỗi mục công việc.
  • Thời điểm dự kiến bắt đầu và kết thúc dự án.
  • Các ghi chú khác về dự án.
  • Thẻ nhân sự: Chưa thiết lập ngay khi tạo mới Dự án. Sau khi dự án tạo xong hệ thống sẽ tạo sẵn các Vị trí công việc trong dự án, bộ phận Nhân sự sẽ tiếp tục thiết lập các nhân sự cụ thể cho mỗi vị trí.

Bấm nút [Lưu] để lưu dự án hoặc [Huỷ bỏ] để không lưu dự án.

Lưu ý

Chỉ có trưởng phòng Kỹ thuật (QLDA) mới được cấp quyền TẠO MỚI dự án.

2.2 Sửa thông tin dự án

Tại màn hình Kanban view của mỗi dự án, bấm vào nút bấm [Chi tiết] để chuyển sang chế độ Form view của dự án. Bấm nút  [Sửa]  để sửa các thông tin của dự án, hệ thống sẽ cho phép sửa các thông tin tuỳ thuộc quyền của người sử dụng.

2.3    Thiết lập các vị trí trong dự án

Mỗi nhân sự tham gia vào dự án sẽ cần phải chịu trách nhiệm về một khía cạnh của dự án. Hệ thống ERP đảm bảo việc kết nối thông tin giữa các nhân sự tham gia dự án và các nhân sự khác trong doanh nghiệp.

Do đó việc đầu tiên khi triển khai thực hiện dự án chính là việc thiết lập nhân sự.

Trước khi thiết lập nhân sự cho các dự án của doanh nghiệp, cần phải thực hiện thao tác cấu hình mô hình nhân sự mà doanh nghiệp đang triển khai. Hệ thống ERP đã cấu hình sẵn các vị trí công việc cho một dự án theo các thông lệ thông thường. Nếu doanh nghiệp có mô hình khác, có thể tùy biến thay đổi cấu hình này. Các vị trí đã được cấu hình sẵn như ảnh dưới đây:

Vai trò, trách nhiệm trong các vị trí đã được cấu hình sẵn trên hệ thống ERP

Một khi mỗi dự án được tạo ra, các vị trí nhân sự cần có trong dự án sẽ được tạo sẵn theo cấu hình của hệ thống đã thiết lập trước đó, người dùng được cấp quyền thuộc bộ phận Nhân sự sẽ gán các nhân viên được phân công vào các vị trí thuộc dự án. Người dùng cũng có thể tạo thêm các vị trí mới tùy thuộc vào đặc thù của dự án.

Cần nói rõ hơn quy trình giao nhiệm vụ trong dự án cho từng thành viên

 

2.4    Thiết lập phân phối các tài liệu của dự án

Điều hướng: Dự án -> Quản lý dự án -> Thông tin chung…

Chuyển tới thẻ Tài liệu, bấm chọn vào nút  [Tài liệu]  hệ thống sẽ chuyển hướng danh mục các tài liệu công khai của dự án. Tại đây có thể truy cập, bổ sung chỉnh sửa các tài liệu đính kèm của dự án.


×