Bài học

Bài học thuộc : Quản lý dự thầu Mức độ hoàn thành bài học của học viên : Chưa hoàn thành

Xuất bản hồ sơ dự thầu

Sau khi hoàn tất hồ sơ dự thầu, việc tiếp theo cần làm là thực hiện xuất bản hồ sơ dự thầu.

Trong tài liệu hồ sơ dự thầu có mục thông tin “Hình thức nộp dự thầu” cho phép bạn lựa chọn:

  • Trực tiếp
  • Bởi email

Dựa trên thông tin này hệ thống ERP sẽ hiển thị một trong 2 nút bấm để bạn xuất bản hồ sơ dự thầu:

  • [Gửi mail cho khách hàng] trương ứng với hình thức “Bởi email”
  • [Xuất bản] tương ứng với hình thức “Trực tiếp”

Trước khi xuất bản hồ sơ dự thầu bạn cần thiết phải thực hiện thao tác chọn lựa các hồ sơ để xuất bản (hoặc gọi là các hồ sơ đính kèm hồ sơ dự thầu) đó là các hồ sơ thuộc các thẻ:

  • Khối lượng
  • Bản vẽ – biện pháp thi công
  • Hồ sơ năng lực
  • Giá

Khi các hồ sơ thuộc các thẻ trên đã được người chủ trì hồ sơ dự thầu phê duyệt sẽ như hình sau:

Nếu bạn là người điều phối của hồ sơ thầu, bạn có thể bấm vào dấu (+) để đánh dấu sẽ xuất bản hồ sơ đính kèm này và có thể bấm vào dấu (-) để loại bỏ khỏi danh sách xuất bản.

Khi hồ sơ được đánh dấu là sẽ xuất bản, tên của hồ sơ này sẽ xuất hiện trong danh sách xuất bản.

Xuất bản hồ sơ theo cách nộp trực tiếp

Với các hồ sơ đã đánh dấu sẽ được xuất bản, người dùng sẽ truy cập bằng cách bấm vào nút hành động [Xuất bản] như hình trên, hệ thống sẽ điều hướng tới danh mục các hồ sơ sẽ xuất bản của hồ sơ dự thầu hiện thời. Từ danh mục này, người dùng có thể tải các hồ sơ này xuống và thực hiện các thao tác in ấn, đóng quyển và nộp thầu.

Xuất bản hồ sơ theo cách gửi qua email

Với cách thức này, bạn có thể sử dụng chính hệ thống ERP để gửi hồ sơ dự thầu tới khách hàng của mình bằng email.

Nội dung email sẽ đã được thiết kế trước (và có thể tuỳ biến) và email sẽ được tự động đính kèm các hồ sơ trong danh sách xuất bản của hồ sơ dự thầu. Các thực hiện như sau:

Bấm nút [Gửi email cho khách hàng] trên màn hình form view của hồ sơ dự thầuhồ sơ dự thầu đang ở trạng thái “Đang thực hiện”

Màn hình soạn thảo email xuất hiện như hình sau:

Tại đây bạn có thể rà soát lại nội dung, các hồ sơ đính kèm của email sẽ gửi và thực hiện thao tác GỬI hoặc HUỶ.

Sau khi gửi email, trạng thái của hồ sơ dự thầu được chuyển sang “Đã nộp thầu”

Chú ý:

Với cách gửi mail thông qua hệ thống ERP thì người nhận (khách hàng) sẽ nhận được một email và khi khách hàng trả lời email đó, thì dịch vụ mail sẽ gửi email trả lời về email của người điều phối hồ sơ thầu.

 


×