Bài học

Bài học thuộc : Quản lý dự thầu Mức độ hoàn thành bài học của học viên : Chưa hoàn thành

Quy trình hỗ trợ từ các phòng ban cho hồ sơ dự thầu (BS-PM-01.1-2.1)

Trong quá trình thực hiện hồ sơ dự thầu, rất nhiều lúc bộ phận Tender cần sự trợ giúp từ các phòng ban chuyên môn để hoàn thành hồ sơ dự thầu đúng tiến độ. Hệ thống ERP cung cấp chức năng “Yêu cầu hỗ trợ” để phòng Tender đề xuất và các phòng ban khác hỗ trợ cùng thực hiện hồ sơ dự thầu.

Để quản lý quy trình này hệ thống ERP đưa ra khái niệm “Phiếu Yêu cầu hỗ trợ”. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn sử dụng “phiếu yêu cầu hỗ trợ” với cả 2 vai trò là bên cần trợ giúp (phòng tender) và bên trợ giúp (các phòng ban khác). Trước tiên hãy xem qua sơ đồ luồng làm việc của quy trình này như dưới đây:

1. Sơ đồ quy trình

Các nhóm và phòng ban tham gia vào quy trình gồm:

  • Phòng Tender: Chủ trì, người điều phối
  • Các phòng ban, nhân viên khác: Hỗ trợ cung cấp tài liệu thông tin cho hồ sơ dự thầu

Phiếu yêu cần trợ giúp có các trạng thái sau:

[('new', 'Mới'),
 ('send', 'Đã gửi'),
 ('received', 'Đã nhận'),
 ('replied', 'Đã trả lời'),
 ('close', 'Hoàn thành'), ]
  • Mới: Phiếu yêu cầu mới được tạo, bạn có thể sửa đổi bất cứ thông tin gì ở trạng thái này.
  • Đã gửi: Người tạo yêu cầu trợ giúp thuộc phòng Tender gửi phiếu yêu cầu này tới phòng ban cần trợ giúp.
  • Đã nhận: Phụ trách phòng xác nhận đã nhận được yêu cầu và đã giao cho nhân viên (hoặc chính mình) sẽ xử lý yêu cầu này.
  • Đã trả lời: Người được giao hoặc có trách nhiệm đã xử lý và trả lời thông tin cần trợ giúp
  • Hoàn thành: Người tạo trợ giúp xác nhận đã nhận được hỗ trợ.

2. Giải thích quy trình

Phiếu yêu cầu hỗ trợ sẽ trải qua các bước xử lý như sau:

2.1 Tạo Yêu cầu hỗ trợ

Khi truy cập vào form view của một hồ sơ dự thầu, phía trên bên trái có nút hành động thể hiện số lượng các phiếu yêu cầu hỗ trợ của hồ sơ dự thầu này như hình dưới đây:

Để tạo một Yêu cầu hỗ trợ “Người điều phối” sẽ bấm vào nút hành động này (lưu ý chỉ có thể là Người điều phối mới có thể thực hiện tác vụ này), hệ thống sẽ chuyển tới màn hình hiển thị danh sách các yêu cầu hỗ trợ của Hồ sơ dự thầu này.

Tại đây, Người điều phối có thể bắt đầu tạo các phiếu yêu cầu trợ giúp.

Các thông tin cần nhập vào như sau:

  • Phòng ban cần trợ giúp
  • Thời hạn cần hoàn thành
  • Nội dung cần trợ giúp

2.2 Gửi yêu cầu trợ giúp

Ngay khi phiếu yêu cầu trợ giúp được tạo ra (ở trạng thái mới), hệ thống ERP đã kéo phụ trách phòng liên quan đến việc trợ giúp trở thành người theo dõi của tài liệu Yêu cầu trợ giúp. Lúc này phụ trách phòng liên quan đã biết có một yêu cầu cần trợ giúp từ bộ phận tender thông qua email và tin nhắn của hệ thống Thảo luận nội bộ.

Tuy nhiên yêu cầu chính thức chưa được hệ thống ERP gửi đi, người tạo phiếu yêu cầu trợ giúp cần thực hiện hành động [Gửi] thì phiếu trợ giúp mới chuyển sang trạng thái “Đã gửi”. Lúc này các thông tin liên quan đến nội dung trợ giúp không thể sửa đổi (trước khi [Gửi] vẫn có thể sửa đổi điều chỉnh).

Khi có hành động [Gửi], hệ thống ERP sẽ thông báo tới các thành viên liên quan về yêu cầu trợ giúp này.

2.3 Nhận yêu cầu trợ giúp

Khi một yêu cầu trợ giúp được gửi đi, email và tin nhắn được hệ thống ERP gửi tới trưởng bộ phận liên quan. Hành động cần được thực hiện lúc này trong quy trình là [Xác nhận] của trưởng bộ phận liên quan.

Khi xác nhận yêu cầu trợ giúp, trưởng bộ phận cần chọn (giao) người thuộc bộ phận của mình theo dõi và thực hiện việc trợ giúp.

Hệ thống ERP chuyển trạng thái phiếu yêu cầu trợ giúp thành “Đã nhân”

2.4 Trả lời yêu cầu trợ giúp

Người thực hiện trợ giúp sẽ trả lời và có thể upload các tài liệu liên quan lên phiếu yêu cầu trợ giúp, kiểm tra lại thông tin trợ giúp và thực hiện hành động [Trả lời].

Hệ thống ERP sẽ thông báo cho các nhân sự liên quan và chuyển trạng thái của phiếu yêu cầu trợ giúp thành “Đã trả lời”

2.5 Kiểm tra và xác nhận thông tin trả lời

Người điều phối của hồ sơ dự thầu sẽ kiểm tra thông tin trả lời và phản hồi về thông tin. Nếu đạt yêu cầu sẽ xác nhận hoàn thành trợ giúp, nếu cần bổ sung chuyển yêu cầu hỗ trợ thêm.

Quy trình kết thúc khi yêu cầu trợ giúp hoàn thành.

3. Phân quyền truy cập thông tin

Yêu cầu trợ giúp được phân quyền bảo mật theo nguyên tắc “chỉ những người theo dõi được phép truy cập”.

4. Màn hình mẫu

4.1 Xem các yêu cầu trợ giúp

Muốn xem tất cả các yêu cầu trợ giúp liên quan đến người dùng thực hiện điều hướng như sau:

Điều hướng: [Đấu thầu] ->[Đấu thầu] -> [Yêu cầu hỗ trợ]

Danh sách các yêu cầu trợ giúp hiển thị như hình sau:

4.2 Tạo mới yêu cầu trợ giúp

Để tạo một yêu cầu trợ giúp đối với hồ sơ dự thầu nào, trước tiên cần vào form view của hồ sơ dự thầu đó.

Điều hướng: [Đấu thầu] ->[Đấu thầu] -> [Hồ sơ đấu thầu]

Chọn mở form view của hồ sơ dự thầu cần thiết.

Tạo yêu cầu trợ giúp bằng cách bấm vào nút hành động [Yêu cầu hỗ trợ]

Màn hình chuyển sang danh mục các yêu cầu trợ giúp của hồ sơ dự thầu hiên thời, lúc đó bấm nút [Tạo] để tạo mới yêu cầu trợ giúp.

Khi đó màn hình tạo mới yêu cầu trợ giúp như sau:

Điền thông tin vào các mục:

  • Tới phòng
  • Thời hạn
  • Mô tả

Sau đó bấm nút [Lưu]

4.3 Gửi yêu cầu trợ giúp

Sau khi lưu yêu cầu trợ giúp và kiểm tra kỹ lương thông tin cần gửi đi, người tạo yêu cầu có thể thực hiện thao tác gửi yêu cầu bằng cách bấm vào nút [Gửi yêu cầu]

4.4 Nhận yêu cầu trợ giúp

Phụ trách phòng liên quan đến phiếu yêu cầu trợ giúp sẽ nhận được thông tin ngay khi đăng nhập vào hệ thống, bấm vào liên kết tại phần “Thảo luận” hoặc vào mục “Yêu cầu trợ giúp” để truy cập (mở form view) vào phiếu này. Việc xác nhận đã nhận được yêu cầu trợ giúp chỉ là thao tác bấm nút [Nhận yêu cầu], cửa sổ nhận vào giao việc bật lên để phụ trách phòng giao việc cho thành viên của phòng hoặc chính mình thực hiện thao tác trợ giúp phòng tender. Lưu ý nếu bạn không phải là phụ trách của phòng trợ giúp, bạn không thể thực hiện được thao tác này.

Sau khi nhận trợ giúp, thành viên được yêu cầu thực hiện cũng được kéo vào trở thành người theo dõi của tài liệu này và có thể upload thông tin hoặc soạn thảo trong ô trả lời.

4.5 Trả lời yêu cầu trợ giúp

Việc trợ giúp sẽ được tiến hành bằng cách bấm vào nút [sửa] và điền vào ô trả lời hoặc upload tài liệu đính kèm). Sau khi điền đầy đủ thông tin cần bấm nút [Lưu] để lưu lại các thông tin.

Để trả lời người được giao nhiệm vụ sẽ bấm nút [Trả lời] để gửi thông tin cho phòng tender và các bên liên quan. Lưu ý chỉ có người được giao nhiệm vụ mới có quyền thực hiện thao tác này.

4.6 Kiểm tra và xác nhận trợ giúp

Sau khi phiếu yêu cầu trợ giúp được trả lời, màn hinh phiếu yêu cầu trợ giúp như hình sau:

Các thao tác của người nhận được trợ giúp liệt kê như trên và khi bấm nút [Xác nhận trả lời] thì phiếu yêu cầu trợ giúp xem như hoàn thành.

5. Kết nối đến các tác vụ khác

Thảo luận nội bộ (BS-HR-08.1)

Khi một yêu cầu trợ giúp được tạo ra, tự động một email sẽ gửi đến tất cả các thành viên là người theo dõi của yêu cầu này. Trong trường hợp này, email thông báo sẽ gửi cho Quản lý của phòng được đề nghị trợ giúp.

Các thao tác hoặc hành động sau đây nếu được thực hiện thì một email sẽ được gửi tới các thành viên đang theo dõi Yêu cầu trợ giúp:

  • Gửi yêu cầu trợ giúp.
  • Xác nhận đã nhận yêu cầu trợ giúp
  • Trả lời yêu cầu trợ giúp
  • Xác nhận hoàn thành trợ giúp

Để hiểu phân hệ “Thảo luận nội bộ” hoạt động thế nào mời tìm hiểu tại đây

Tài liệu yêu cầu trợ giúp thuộc loại tài liệu có nhật ký hành động

6. Kết luận

Với bài viết này, chúng mong muốn bạn hiểu được cách sử dụng phiếu yêu cầu hỗ trợ trên hệ thống ERP. Tài liệu này cho phép người thực hiện hồ sơ dự thầu của doanh nghiệp sẽ chủ động huy động được các nguồn lực của doanh nghiệp trong thời gian thực hiện bài thầu. Đồng thời nó cũng tạo ra sự minh bạch trong quản lý và trách nhiệm của các bộ phận trong doanh nghiệp.

7. Video tham khảo


×