Bài học

Bài học thuộc : Quản lý dự thầu Mức độ hoàn thành bài học của học viên : Chưa hoàn thành

Quy trình hỏi giá nhà cung cấp (BS-PM-01.1-2.3)

Công việc lấy báo giá và quản lý báo giá của các nhà cung cấp là một việc thường xuyên phải thực hiện khi thực hiện một hồ sơ dự thầu hay một báo giá.

Hệ thống ERP cung cấp chức năng “Yêu cầu chào giá” để người điều phối hồ sơ thầu có thể nhanh chóng tạo một để nghị báo giá gửi cho các nhà cung cấp.

1. Sơ đồ quy trình

Quy trình này sẽ vận hành như hình vẽ sau đây:

Các nhóm và phòng ban tham gia vào quy trình gồm:

  • Phòng Tender: Chủ trì, người điều phối thực hiện quy trình

Yêu cầu chào giá có các trạng thái sau:

[('draft', 'Nháp'),
 ('send', 'Đã gửi'),
 ('replied', 'Đã trả lời'),
 ('cancel', 'Huỷ bỏ'), ]
  • Nháp: Yêu cầu chào giá mới được tạo, bạn có thể sửa đổi bất cứ thông tin gì ở trạng thái này.
  • Đã gửi: Người tạo yêu cầu chào giá thuộc phòng Tender gửi tới nhà cung cấp (vendor)
  • Đã trả lời: Nhà cung cấp đã trả lời và người tạo yêu cầu đã upload báo giá của nhà cung cấp lên hệ thống
  • Huỷ bỏ: Yêu cầu báo giá được huỷ bỏ

2. Giải thích quy trình

Yêu cầu báo giá sẽ trải qua các bước xử lý như sau:

2.1 Tạo Yêu cầu báo giá

Để nhà cung cấp hiểu mong muốn về chủng loại vật tư, thiết bị cần được cung cấp, người điều phối hồ sơ thầu cần phải thực hiện việc tạo ra một yêu cầu báo giá trong đó mô tả các thông tin cần thiết về loại hàng hoá mong muốn.

Khi truy cập vào form view của một hồ sơ dự thầu, bấm truy cập và thẻ “BÁO GIÁ” và phía trên bên trái có nút hành động thể hiện số lượng các yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp của hồ sơ dự thầu này như hình dưới đây:

Để truy cập vào danh sách các Yêu cầu báo giá của hồ sơ dự thầu hiện thời, ngườu dùng bấm nút hành động [Báo giá NCC]. Tai đây có thể tạo mới một yêu cầu chào giá. Các thông tan cần nhập vào bao gồm:

  • Nhà cung cấp (nếu chưa có trong danh sách có thể tạo mới)
  • Thời hạn cần trả lời
  • Các thông tin mô tả
  • Các đính kèm nếu cần thiết

2.2 Chỉnh sửa nội dung Yêu cầu báo giá

Khi yêu cầu báo giá ở trạng thái “Nháp”, người tạo ra có thể chỉnh sửa thay đổi các thông tin liên quan và sau đó có thể lưu lại.

2.3 Gửi báo giá cho nhà cung cấp

Có 2 phương thức được hỗ trợ trên hệ thống ERP để gửi yêu cầu chào giá cho nhà cung cấp;

  • Gửi bản cứng bằng cách in yêu cầu báo giá thành file pdf (để gửi bằng các phương thức truyền thống như công văn, fax hoặc chụp ảnh gửi email ngoài). Cách này hiện chưa có trên phiên bản này vì chúng tôi cần thu thập mẫu biểu của doanh nghiệp để thiết kế định dạng cho trang in yêu cầu chào giá.
  • Gửi trực tiếp thông qua email trên hệ thống ERP dựa trên email mẫu (được thiết kế sẵn). Khi gửi yêu cầu thông qua hệ thống email của ERP và khi nhà cung cấp trả lời bằng email, email đó sẽ được gửi tới địa chỉ email của người tạo ra yêu cầu chào giá.

 2.4 Nhận trả lời từ nhà cung cấp

Khi nhà cung cấp trả lời, tuỳ thuộc nội dung báo giá, người tạo yêu cầu cần kiểm tra lại thông tin và nếu thông tin đạt yêu cầu cần upload thông tin báo giá của nhà cung cấp lên hệ thống ERP đồng thời xác nhận nhà cung cấp đã trả lời.

Việc lưu trữ bản mềm báo giá của nhà cung cấp sẽ được hệ thống ERP thực hiện và sẽ được tự động gán vào: Hợp đồng, Công trình (dự án) nếu hồ sơ thầu trúng thầu.

3. Phân quyền truy cập thông tin

Yêu cầu trợ giúp được phân quyền bảo mật theo nguyên tắc “chỉ những người theo dõi được phép truy cập”.

4. Màn hình mẫu

4.1 Xem các yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp

Muốn xem tất cả các yêu cầu trợ giúp liên quan đến người dùng thực hiện điều hướng như sau:

Điều hướng: [Đấu thầu] ->[Đấu thầu] -> [Yêu cầu chào giá]

Danh sách các yêu cầu chào giá hiển thị như hình sau:

Bấm vào dòng của yêu cầu chào giá để truy cập form view của chúng.

4.2 Tạo mới yêu cầu chào giá

Để tạo một yêu cầu chào giá đối với hồ sơ dự thầu nào, trước tiên cần vào form view của hồ sơ dự thầu đó.

Điều hướng: [Đấu thầu] ->[Đấu thầu] -> [Hồ sơ đấu thầu]

Chọn mở form view của hồ sơ dự thầu cần thiết.

Tạo yêu cầu trợ chào giá bằng cách bấm vào nút hành động [Báo giá NCC]

Màn hình chuyển sang danh mục các yêu cầu báo giá của hồ sơ dự thầu hiên thời, lúc đó bấm nút [Tạo] để tạo mới một yêu cầu báo giá. Điền thông tin vào các mục:

  • Nhà cung cấp (có thể chọn trong danh sách hoặc tạo mới)
  • Mô tả, thời hạn cần trả lời
  • Đính kèm

Sau đó bấm nút [Lưu]. Lúc này yêu cầu chào giá chỉ được lưu lại trên hệ thống mà chưa được gửi đi.

4.3 Gửi yêu cầu chào giá

Như đã nói ở phần mô tả quy trình, có 2 cách để gửi yêu cầu chào giá cho nhà cung cấp. Trong phần này, chúng tôi chỉ mô tả cách gửi cho nhà cung cấp bằng email.

Khi yêu cầu chào giá của bạn chuẩn bị đã sẵn sàng, bạn có thể bấm vào nút bấm [Gửi RQF bằng email] để bắt đầu gửi tiến trình gửi email cho nhà cung cấp.

Khi bấm nút gửi, cửa sổ gửi email mở ra để bạn xem qua và bổ xung hay chọn lựa các tuỳ chọn cần thiết. Nếu trong yêu cầu báo giá của bạn có tài liệu Đính kèm, tài liệu đó cũng được đính sẵn vào email, bạn có thể một lần nữa lựa chọn cho phép gửi đính kèm các file tài liệu này.

Trong trường hợp nhà cung cấp (trong ảnh trên là Công ty số 2) chưa được nhập địa chỉ email, hệ thống sẽ yêu cầu nhập địa chỉ email cho nhà cung cấp này.

Cuối cùng bấm nút [Gửi], một email với nội dung như trên sẽ được gửi tới địa chỉ email của nhà cung cấp. Nếu email được gửi thành công từ dịch vụ email của hệ thống ERP, nội dung email cũng được ghi lại trong nhật ký hành động của Yêu cầu chào giá.

4.3 Nhận báo giá

Khi nhà cung cấp trả lời (có thể trả trưc tiếp bằng cách trả lời vào email đã gửi hoặc bằng một hình thức khác như fax hoặc thư tín), Người quản trị yêu cầu báo giá này cần phải xem xét và upload (đính kèm) báo giá của nhà cung cấp vào yêu cầu chào giá này. Thao tác như sau:

Bấm vào nút hành động [Báo giá NCC], hệ thống chuyển sang danh sách báo giá của nhà cung cấp kèm theo tài liệu hiện thời. Người dùng cập nhật báo giá bằng cách bấm nút [Tạo] và thực hiện thao tác tương tự như đính kèm mô tả để gưir cho nhà cung cấp.

Cuối cùng khi đầy đủ thông tin về báo giá, người dùng bấm nút [Ghi nhận báo giá], hệ thống ERP sẽ chuyển phiếu hiện thời sang trạng thái RFQ đã trả lời. Lúc này mọi thao tác chỉnh sửa Yêu cầu chào giá đều không thể thực hiện được.

5. Video tham khảo

 


×