Bài học

Bài học thuộc : Quản lý dự thầu Mức độ hoàn thành bài học của học viên : Chưa hoàn thành

Quy trình đề nghị thực hiện bảo lãnh dự thầu (BS-PM-01.1-2.2)

Trong quá trình thực hiện cung cấp thông tin cho hồ sơ dự thầu, người điều phối cần xác định các thông tin liên quan đến bảo lãnh dự thầu gồm: hình thức bảo lãnh, số tiền bảo lãnh, thời hạn bảo lãnh.

Để truyền tải các thông tin này chính xác, kịp thời cho bộ phận kế toán, hệ thống ERP cung cấp một công cụ thông qua nút bấm [Yêu cầu bảo lãnh] trên tài liệu hồ sơ dự thầu.

Quy trình này được thực hiện như sau:

1. Sơ đồ quy trình

Các nhóm và phòng ban tham gia vào quy trình gồm:

  • Phòng Tender: Chủ động tạo đề nghị thực hiện bảo lãnh
  • Phòng tài chính kế toán: Nhận yêu cầu và thực hiện bảo lãnh

Phiếu đề nghị thực hiện bảo lãnh dự thầu có các trạng thái sau:

[('new', 'Mới'),
 ('send', 'Đã gửi'),
 ('received', 'Đã nhận'),
 ('replied', 'Đã trả lời'),
 ('close', 'Hoàn thành'), ]
  • Mới: Phiếu đề nghị thực hiện bảo lãnh mới được tạo, bạn có thể sửa đổi bất cứ thông tin gì ở trạng thái này.
  • Đã gửi: Người tạo yêu cầu trợ giúp thuộc phòng Tender gửi phiếu yêu cầu này tới phòng tài chính kế toán.
  • Đã nhận: Phụ trách phòng tài chính kế toán xác nhận đã nhận được yêu cầu và đã giao cho nhân viên (hoặc chính mình) sẽ xử lý yêu cầu này.
  • Đã trả lời: Yêu cầu thực hiện bảo lãnh đã thực hiện xong
  • Hoàn thành: Phòng tender xác nhận đã hoàn thành

2. Giải thích quy trình

2.1 Tạo yêu cầu thực hiện bảo lãnh

Khi hồ sơ dự thầu chưa có bảo lãnh dự thầu và hồ sơ đang ở trạng thái “Đang thực hiện”, người điều phối có thể tạo ra phiếu yêu cầu này. Hệ thống ERP sẽ tự động tạo ra phiếu yêu cầu với các thông tin cần thiết để thực hiện bảo lãnh. Phiếu yêu cầu thực hiện bảo lãnh cũng thuộc loại tài liệu có ghi nhật ký hành động và khi phiếu yêu cầu được tạo ra, phụ trách phòng kế toán và người tạo yêu cầu sẽ trở thành người theo dõi của tài liệu này.

2.2 Gửi yêu cầu thực hiện bảo lãnh

Khi phiếu yêu cầu thực hiện bảo lãnh được tạo ra, người điều phối của hồ sơ thầu có thể truy cập vào phiếu này, kiểm tra lại thông tin, bô sung các chú thích, lưu ý (ví dụ biểu mẫu của bảo lãnh dự thầu, chỉ định ngân hàng…) cho bảo lãnh dự thầu sau đó thực hiện thao tác [Gửi phòng kế toán]. Lúc này phiếu sẽ được chuyển trạng thái và gửi cho phòng kế toán, một tin nhắn trên hệ thống thảo luận nội bộ và email cũng được gửi cho phụ trách phòng kế toán.

2.3 Xác nhận là đã nhận được yêu cầu

Khi phụ trách phòng kế toán truy cập hệ thống ERP sẽ thấy thông báo về phiếu yêu cầu thực hiện bảo lãnh mới gửi như mô tả ở trên, thực hiện hành động [Xác nhận] để xác nhận đã nhận được thông tin.

Phụ trách phòng kế toán có thể gán nhân sự để đảm nhiệm thực thi công việc thực hiện bảo lãnh dự thầu.

Tuỳ thuộc hình thức bảo lãnh theo yêu cầu hồ sơ mời thầu mà người thực hiện sẽ áp dụng quy trình thực hiện bảo lãnh bằng tiền mặt hoặc bảo lãnh qua ngân hàng. Đây là 2 quy trình ngoài do nội bộ phòng Tài chính kế toán thực hiện.

2.4 Gửi trả lời

Sau khi bảo lãnh dự thầu hoàn tất, người thực hiện sẽ bàn giao cho nguồ điều phối của hồ ớ thầu bản cứng. Đồng thời người thực hiện chụp ảnh bảo lãnh và upload tại mục đính kèm của phiếu yêu cầu bảo lãnh. Sau khi upload tài liệu đính kèm, người thực hiện thực hiện hành động [Trả lời], hệ thống ERP ghi nhận phòng kế toán đã hoàn tất việc thực hiện bảo lãnh hồ sơ dự thầu.

2.5 Xác nhận hoàn thành

Khi yêu cầu bảo lãnh dự thầu đã được trả lời, người điều phối của hồ sơ dự thầu cần kiểm tra và thực hiện một trong 2 hành động sau:

  • Xác nhân hoàn thành nếu bảo lãnh dự thầu phù hợp
  • Đề nghị chỉnh sửa nếu bảo lãnh dự thầu chưa phù hợp

Khi Phiếu yêu cầu bảo lãnh dự thầu được [Xác nhận trả lời], hệ thống ERP xác nhận quy trình đã hoàn tất.

3. Phân quyền truy cập thông tin

Yêu cầu trợ giúp được phân quyền bảo mật theo nguyên tắc “chỉ những người theo dõi được phép truy cập”.

4. Màn hình mẫu

4.1 Xem các yêu cầu thực hiện bảo lãnh

Muốn xem tất cả các yêu cầu trợ giúp liên quan đến người dùng thực hiện điều hướng như sau:

Điều hướng: [Đấu thầu] ->[Đấu thầu] -> [Bảo lãnh dự thầu]

Danh sách các bảo lãnh dự thầu hiển thị như hình sau:

Muốn xem yêu cầu bảo lãnh dự thầu nào bấm vào dòng đó, màn hình form view của yêu cầu sẽ xuất hiện.

4.2 Tạo mới yêu cầu thực hiện bảo lãnh

Để tạo một yêu cầu thực hiện bảo lãnh đối với hồ sơ dự thầu nào, trước tiên cần vào form view của hồ sơ dự thầu đó.

Điều hướng: [Đấu thầu] ->[Đấu thầu] -> [Hồ sơ đấu thầu]

Chọn mở form view của hồ sơ dự thầu cần thiết.

Nếu hồ sơ dự thầu chưa có yêu cầu thực hiện bảo lãnh, bạn sẽ nhìn thấy nút [Yêu cầu bảo lãnh] như hình sau:

Khi bấm [Yêu cầu bảo lãnh] hệ thống sẽ tạo ra một yêu cầu bảo lãnh và hiển thị trên hồ sơ dự thầu như sau:

4.2 Thao tác gửi yêu cầu thực hiện bảo lãnh

Khi bạn truy cập Yêu cầu thực hiện bảo lãnh, màn hình form view của tài liệu này xuất hiện cũng nút bấm [Gửi cho phòng kế toán], cần kiểm tra lại thông tin trước khi thực hiện hành động [Gửi], trường hợp muốn chỉnh sửa bấm nút sửa hoặc sử dụng đính kèm để bổ sung.

5. Kết nối đến các tác vụ khác

Thảo luận nội bộ (BS-HR-08.1)

Khi một yêu cầu thực hiện bảo lãnh dự thầu được tạo ra, tự động một email sẽ gửi đến phụ trách phòng Tài chính kế toán.

Các thao tác hoặc hành động sau đây nếu được thực hiện thì một email sẽ được gửi tới các thành viên đang theo dõi Yêu cầu thực hiện bảo lãnh dự thầu:

  • Gửi tới phòng kế toán.
  • Xác nhận đã nhận
  • Trả lời yêu cầu
  • Xác nhận hoàn thành

Để hiểu phân hệ “Thảo luận nội bộ” hoạt động thế nào mời tìm hiểu tại đây

Tài liệu yêu cầu thực hiện bảo lãnh dự thầu  thuộc loại tài liệu có nhật ký hành động

6. Kết luận

Với bài viết này, chúng mong muốn bạn hiểu được cách sử dụng chức năng đề nghị (yêu cầu) thực hiện bảo lãnh dự thầu của hồ sơ dự thầu trên hệ thống ERP. Tài liệu này cho phép người thực hiện hồ sơ dự thầu của doanh nghiệp chỉ bằng một thao tác nhấp chuột có thể tạo ngay một yêu cầu thực hiện bảo lãnh dự thầu với các thông tin phù hợp với yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Chức năng này cũng hữu dụng trong mục đích lưu trữ bảo lãnh dự thầu.

7. Video tham khảo


×