Bài học

Bài học thuộc : Quản lý hợp đồng Mức độ hoàn thành bài học của học viên : Chưa hoàn thành

Quản lý hợp đồng BS-PM-02.1-3

Các tác vụ quản lý hợp đồng bao gồm:

  • Tạo bản thảo, thương thảo hợp đồng với đối tác
  • Lấy ý kiến các phòng ban trong doanh nghiệp
  • Tiếp nhận các ý kiến, tổng hợp và đệ trình BOD
  • Thực hiện ký hợp đồng và tạo bản lưu trữ trên hệ thống ERP
  • Thực hiện các phụ lục hợp đồng nếu có
  • Thực hiện thanh lý hợp đồng

1. Sơ đồ quy trình

Các nhóm và phòng ban tham gia vào quy trình gồm:

  • Phòng (bộ phận) pháp chế: Chịu trách chính là đầu mối quản lý việc thực hiện hợp đồng cho đến khi hợp đồng được ký
  • Các phòng ban, nhân viên khác: Hỗ trợ, trả lời các phiếu lấy ý kiến về hợp đồng
  • BOD: Xem xét quyết định và ký hợp đồng

Tài liệu Hợp đồng có các trạng thái sau:

([('draft', 'Nháp'),
('review', 'Xem xét'),
('send', 'Lấy ý kiến'),
('submit', 'Trình duyệt'),
('signed', 'Đã ký'),
('done', 'Kết thúc'),
('cancel', 'Hủy bỏ')]

Nháp: Hợp đồng mới được tạo

Xem xét: Hợp đồng đang được bộ phận pháp chế xem xét các đề xuất của đối tác, các bản thảo hợp đồng được chuẩn bị và đưa lên hệ thống ERP, cuối cùng của quá trình xem xét là thao tác tạo các phiếu lấy ý kiến

Lấy ý kiến: Các phiếu lấy ý kiến được tạo và gửi tới các phòng ban chuyên môn

Trình duyệt: Đã hoàn thành việc lấy ý kiến, được bộ phận pháp chế và hệ thống ERP tập hợp đệ trình BOD

Đã ký: Đã được BOD chấp thuận và ký hợp đồng

Kết thúc: Hợp đồng đãn hoàn thành và đã được thanh lý

Huỷ bỏ: Không tiếp tục thực hiện hoặc ký hợp đồng.

2. Giải thích quy trình

Tài liệu hợp đồng trên hệ thống Aliswork là một tập hợp các thông tin bao gồm các bản thảo hợp đồng, bản chính thức, biên bản thương thảo và các thông tin khác được quản lý thống nhất và gọi chung là tài liệu hợp đồng hoặc gọi tắt là Họp đồng.

Có 2 cách để tạo ra hợp đồng:

  • Tạo trực tiếp từ trương mục hợp đồng (đầu ra hoặc đầu vào): Chỉ nhân viên thuộc bộ phận pháp chế có quyền thực hiện.
  • Tạo thông qua một đề nghị (yêu cầu) tạo mới hợp đồng: Các thành viên trong doanh nghiệp đề nghị tới bộ phận pháp lý, cách này được chúng tôi giới thiệu trong mục yêu cầu tạo mới hợp đồng

Mặc định khi Hợp đồng mới được tạo, tài liệu đó ở trạng thái “Nháp” và khi ở trạng thái này người tạo có thể chỉnh sửa tất cả các tham số.

Khi hợp đồng mới được tạo (trạng thái Nháp) dựa vào tham số “Loại hợp đồng”, hệ thống sẽ tự động tạo ra các chỉ tiêu xem xét dựa trên các cấu hình chỉ tiêu sẵn có trên hệ thống. Khi thay đổi Loại hợp đồng, các chỉ tiêu này cũng thay đổi tương ứng. Các chỉ tiêu này sẽ được tập hợp theo trách nhiệm của phòng ban xem xét để tạo ra các phiếu khảo sát ở các bước kế tiếp.

Thao tác bắt buộc ở bước tiếp theo là:

  • Người tạo Hợp đồng cần thiết phải tải lên tối thiểu một bản dự thảo nội dung hợp đồng (đó là một file tài liệu)
  • Cập nhập các tham số của hợp đồng theo các chỉ tiêu cần xem xét.
  • Và có thể thêm các chỉ tiêu khác cần xem xét nếu các chỉ tiêu có chưa được liệu kê sẵn trong phần cấu hình.

Bước tiếp theo, người tạo có thể tạo các phiếu khảo sát và gửi chúng tới các bộ phận liên quan.

Hệ thống sẽ tự động tạo và gửi các phiếu khảo sát (hay còn gọi là phiếu lấy ý kiến) tới các nhân sự là trưởng các bộ phận liên quan.

Một tin nhắn thông qua phân hệ thảo luận nội bộ và một email sẽ được gửi tới trưởng các bộ phận liên quan tương ứng để thông báo về phiếu khảo sát đã tạo và gửi.

Các phiếu này có nội dung và thời hạn cần phải trả lời, khi hết thời hạn hệ thống sẽ tự động xác định là phòng ban đó không có ý kiến.

Khi nhận được thông báo, trưởng bộ phận liên quan sẽ có quyền truy cập phiếu khảo sát, hành động cần phải làm là Nhận và giao việc trả lời cho một thành viên của phòng hoặc gán chính mình là người có trách nhiệm trả lời. Người có trách nhiệm trả lời phiếu sẽ có quyền thêm các nội dung trả lời và các ô thông tin tương ứng với các chỉ tiêu. Sau khi cung cấp đủ thông tin, người xử lý sẽ thực hiện trả lời.

Lúc này hệ thống gửi tin nhắn và email cho người tạo hợp đồng biết.

Khi đến hạn hoặc khi tất cả các phòng ban đã trả lời thì người tạo hợp đồng có thể thực hiện bước tiếp theo là tổng hợp và đệ trình Hợp đồng cho CEO. Hệ thống ERP sẽ hỗ trợ tổng hợp ý kiến kết quả các phiếu khảo sát trong bước này.

Khi CEO đồng ý, người tạo hợp đồng sẽ thực hiện xuất bản và triển khai việc ký đóng dấu, xuất bản hợp đồng trong nội bộ doanh nghiệp và với đối tác. Khi quá trình ký hợp đồng hoàn tất, các bản chính của tài liệu hợp đồng sẽ được scan hoặc chụp lại và người tạo hợp đồng sẽ upload lên hệ thống ERP

3. Phân quyền truy cập thông tin

Yêu cầu trợ giúp được phân quyền bảo mật theo nguyên tắc “chỉ những người theo dõi được phép truy cập” và thành viên nhóm pháp chế có thể xem được tòn bộ các hợp đồng

4. Màn hình mẫu

4.1 Xem các hợp đồng

Danh sách (dạng list view) các hợp đồng trên hệ thống ERP được trình bày theo 3 cách thông qua 3 mục khác nhau trên menu hợp đồng. Đó là các cách:

  • Phân loại và lọc hợp đồng là loại hợp đồng đầu vào
  • Phân loại và lọc hợp đồng là loại hợp đồng đầu ra
  • Các hợp đồng được nhóm theo từng dự án. Đây là cách hiển thị dành riêng cho nhóm pháp chế.

Khi muốn xem chi tiết 1 hợp đồng, bạn sẽ bấm vào dòng thông tin hiển thị hợp đồng đó, form view của hợp đồng sẽ xuất hiện.

Các thông tin được giải thích như sau:

  • Đối tác: là đối tác ký hợp đồng này với doanh nghiệp
  • Người tạo hợp đồng: Nhân sự thuộc bộ phận pháp chế, là người tạo ra tài liệu hợp đồng này.
  • Người thực hiện hợp đồng: Là nhân sự thuộc doanh nghiệp có trách nhiệm theo dõi và thực hiện hợp đồng
  • Loại hợp đồng: Như phần Yêu cầu tạo mới hợp đồng đã giải thích
  • Giá trị hợp đồng: Trước và sau thuế, thuế
  • Các thẻ:
    • Các bản thảo: Các file hợp đồng nháp trong quá trình thương thảo
    • Chỉ tiêu đánh giá: Mục lưi lại các chỉ tiêu đánh giá và tham số của hợp đồng
    • Chi tiết hợp đồng: Các nội dung chính của hợp đồng
    • Phiếu khảo sát: Các phiếu khảo sát lấy ý kiến của các phòng ban liên quan
    • Trình duyệt: Nội dung do hệ thống ERP tổng hợp và ý kiến của người thuộc bộ phận pháp chế

4.2 Tạo mới hợp đồng

Điều hướng: [Hợp đồng] -> [Hợp đồng] -> [Đầu vào]/[Đầu ra] chọn nút [Tạo]

Sau khi tạo mới hợp đồng, các chỉ tiêu đánh giá hợp đồng tự động tạo ra phụ thuộc vào loại hợp đồng, người tạo cần cung cấp các tham số của hợp đồng.

 

 

 


×