Bài học

Bài học thuộc : Quản lý dự án (BS-PM-03.1) Mức độ hoàn thành bài học của học viên : Chưa hoàn thành

Giá hợp đồng và dự toán của dự án (BS-PM-03.1-2)

Cấu trúc giá của hợp đồng, dự toán và chi phí của dự án được mô tả ở hình vẽ sau:

Nhiệm vụ của chức năng này là hỗ trợ nhân viên thực hiện tính giá thành thực hiện thi công các công việc (bao gồm: công việc trong hợp đồng, ngoài hợp đồng và các chi phí khác) một cách nhanh nhất dựa trên dữ liệu đầu vào là:

  • Bảng tính khối lượng công việc theo hợp đồng
  • Bảng tính khối lượng công việc ngoài hợp đồng
  • Hệ thống định mức nội bộ của doanh nghiệp (Định mức nội bộ được mô tả trong bài viết này)

Quy trình tính dự toán như sau:

  • Bước 1: Nhân sự là “Quản lý dự án” của dự án có quyền và nhiệm vụ giao việc tính dự toán một hạng mục thuộc dự án cho nhân viên (hoặc chính nhân sự đó)
  • Bước 2: Nhân sự được giao nhiệm vụ tính dự toán hạng mục sẽ thực hiện tính dự toán chi tiết từng công việc thành phần (cách tính được đề cập phía dưới).
  • Bước 3: Khi một công việc được tính dự toán xong, nhân sự được giao nhiệm vụ cần phải thực hiện thao tác “Đề xuất” để “Quản lý dự án” biết và phê duyệt.
  • Bước 4: Khi toàn bộ các công việc thành phần của hạng mục đã được “Quản lý dự án” phê duyệt, “Quản lý dự án” có thể đề xuất dự toán hạng mục này tới CEO hoặc BOD để kiểm tra và phê duyệt.
  • Bước 5: Khi dự toán hạng mục được phê duyệt, người dùng sẽ thực hiện tính tống hợp các loại hao phí của hạng mục. Khi hạng mục đã được phê duyệt dự toán, sẽ không thể thêm mới các mục việc và hạng mục này.

Trường hợp tính thiếu cần phải tạo hạng mục bổ sung để BOD phê duyệt phần bổ sung đó.

Khi dự toán được phê duyệt và đã thực hiện bước tính tổng hợp hao phí, có thể thực hiện các thao tác:

  • Tạo phiếu quản lý hồ sơ trình duyệt (mẫu) cho hạng mục.
  • Kết xuất kết quả tính toán ra file excel hoặc pdf.
  • Tạo phiếu quản lý hồ sơ nghiệm thu cho hạng mục

1. Phương thức truy cập (màn hình hiển thị)

Tương tự như phần trước, chúng ta cũng có 3 chế độ hiển thị như sau:

1.1 Chế độ Kanban view (Mặc định)

Các dự án hiển thị lần lượt theo từng bảng Kanban với các thông tin chi tiết gồm các thẻ tab:

  • Hợp đồng: chứa thông tin giá trị công việc theo hợp đồng. Tại đây có nút bấm chuyển hướng tới trình quản lý import (nhập liệu) dữ liệu hợp đồng của dự án. Cũng có thể tải file mẫu định dạng của họp đồng tại đây.
  • Dự toán: Chứa thông tin dự toán tổng thể của dự án và nút chuyển hướng tới phần quản lý dự toán các hạng mục.

1.2 Chế độ Form view

Chế độ form view trình bày các thông tin cụ thể của từng hạng mục trong dự án.

1.3 Chế độ List view

Thông tin vắn tắt của toàn bộ các dự án hiển thị theo bảng hàng ngang để có thể dễ dàng theo dõi được số liệu của nhiều dự án cùng lúc.

2. Tính dự toán

Ước lượng trước các chi phí cần thiết để hoàn thành một dự án, một hạng mục hoặc một công việc trong quá trình quản lý dự án là tác vụ rất quan trọng. Đó là công việc đầu tiên khi triển khai một dự án. Dữ liệu của quá trình tính toán này là:

  • Hồ sơ đấu thầu (hoặc hợp đồng xây lắp)
  • Các bản vẽ và tài liệu liên quan của dự án
  • Thời gian (tiến độ) yêu cầu của dự án.
  • Thư viện định mức các hao phí khi triển khai công việc

2.1 Luồng làm việc

Các tác vụ chính của chức năng này gồm:

  • Tạo hạng mục và đầu công việc theo hợp đồng cho dự án bằng thủ công
  • Nhập thông tin công việc và hạng mục bằng cách import (nhập) (hàng loạt)
  • Tính dự toán

2.1.1 Nhập và quản lý giá trị công việc theo hợp đồng

Nhập dữ liệu hàng loạt:

Điều hướng: Dự án -> Quản lý dự án -> Giá hợp đồng và dự toán

Chuẩn bị dữ liệu: Điền các thông tin công việc, giá trị, khối lượng theo hợp đồng vào file mẫu xlsx tải xuống từ Kanban view theo điều hướng ở trên.

Thao tác: Bấm nút [Quản lý Import], hệ thống chuyển hướng tới màn hình danh sách list view quản lý các file dữ liệu đính kèm dự án.

Tại cửa sổ danh sách này tại mới một tài liệu đính kèm và upload lên hệ thống theo hướng dẫn trên màn hình, tiếp đến bấm nút [Nhập file này] để nhập liệu dữ liệu.

Trường hợp có nhiều file cần upload, hệ thống cho phép nhập liệu nhiều lần.

Nhập dữ liệu thủ công:

[Sẽ bổ sung sau]

2.1.2 Tính dự toán

Ước lượng trước các chi phí cần thiết để hoàn thành một dự án, một hạng mục hoặc một công việc trong quá trình quản lý dự án là tác vụ rất quan trọng. Dữ liệu của quá trình tính toán này là:

  • Hồ sơ đấu thầu (hoặc hợp đồng xây lắp)
  • Các bản vẽ và tài liệu liên quan của dự án
  • Thời gian (tiến độ) yêu cầu của dự án.
  • Thư viện định mức các hao phí khi triển khai công việc

Tính dự toán được tính theo từng mục công việc trong hợp đồng dựa trên:

  • Khối lượng theo hợp đồng hoặc khối lượng đã được kiểm tra lại đã nhập trước đó
  • Mô tả công việc theo hợp đồng (đã được nhập vào ở bước trước).
  • Định mức công việc nội bộ (Xem thêm Định mức công việc nội bộ tại mục 3)

Dự toán của một hạng mục là tổng hợp các công việc thuộc hạng mục đó.

Dự toán của công trình là tổng hợp các hạng mục thuộc công trình.

Cách tính dự toán một công việc được mô tả chi tiết ở phần sau (mục 3.2.4). Khi dự toán của một hạng mục được tính toán xong, Aliswork cho phép tính khối lượng các vật tư thiết bị và loại hao phí khác cần thiết của hạng mục, các kết quả này cho phép kết xuất thành file pdf hoặc xlsx.

Kết quả tính dự toán cần được đệ trình, xem xét và phê duyệt

2.2 Tính dự toán một công việc cụ thể

Điều hướng: Dự án -> Quản lý dự án -> Giá hợp đồng và dự toán

Chọn vào thẻ [dự toán] trong màn hình Kanban view của mục này.

Giá trị dự toán của Dự án được hiển thị ở dòng “Giá trị dự tính”. Ngay phía bên dưới đó là thông tin cho biết trạng thái của công việc tính dự toán (Đang tính dự toán, đã xong chờ duyệt và đã duyệt).

Để bắt đầu tính dự toán, bấm nút [Quản lý dự toán] hệ thống sẽ điều hướng tới màn hình quản lý các hạng mục của dự án hiện thời. Các hạng mục của dự án hiển thị mặc định theo màn hình Kanban view, lần lượt theo từng hạng mục như hình dưới đây:

Các thông tin tổng hợp các hạng mục của dự án hiển thị trong màn hình Kanban view bao gồm:

  • Tên của hạng mục
  • Số hiệu hạng mục: Do hệ thống tự đánh số
  • Giá trị theo hợp động của hạng mục
  • Giá trị tính dự toán (dự tính)
  • Người tính dự toán, người phê duyệt dự toán hạng mục.
  • Chi phí thực tế của hạng mục
  • Số lượng mục việc của hạng mục
  • Số ngày còn lại để thực hiện hạng mục tính theo tiến độ dự kiến.

Để thực hiện tính dự toán cho từng mục việc trong hạng mục, bấm vào số lượng mục việc để điều hướng tới màn hình quản lý các mục việc của hạng mục (mặc định là màn hình list view).

Có thể chuyển tới màn hình Form view của một mục bằng cách bấm chuột vào chính hạng mục đó.

Khi một công việc thuộc hạng mục được tạo ra (bằng cách import hoặc tạo mới) sẽ có các thông tin:

  • Nội dung công việc
  • Số hiệu công việc
  • Khối lượng, đơn vị tính
  • Mã hiệu, nhãn hiệu và có thể bao gồm yêu cầu kỹ thuật
  • Giá trị theo hợp đồng (được phân quyền truy cập)

Nhiệm vụ của người tính dự toán là tính toán khối lượng các loại hao phí và áp đơn giá cho các loại hao phí này. Trên hệ thống Aliswork, thao tác thực hiện tương đối đơn giản:

  • Chuyển tới thẻ “ĐỊNH MỨC”
  • Lựa chọn một định mức công việc nội bộ phù hợp với công việc đã mô tả
  • Bấm nút “Nhập từ định mức”, hệ thống sẽ tính toán các hao phí theo khối lượng đã nhập vào và các hao phí đã mô tả trong định mức nội bộ. Trường hợp công việc không có trong định mức nội bộ, có thể tạo ra định mới và gửi tới cấp thẩm quyền xem xét.

Mỗi một công trình dự án có một đặc thù khác nhau nên Aliswork hỗ trợ thao tác để bổ sung thêm các chi phí khác ngoài định mức như ảnh sau.

Tổng các thành phần hao phí cho khối lượng công việc theo hợp đồng được tự động tính toán và thể hiện trên bảng mô tả công việc.

Khi người được giao “Tính dự toán” nhận thấy công việc tính toán đã xong và đầy đủ, có thể bấm nút [Tính xong] để gửi cho “Quản lý dự án” xem xét và phê duyệt.

Khi tất cả các công việc trong một hạng mục được phê duyệt, hệ thống sẽ gửi tin nhắn cho BOD xem xét và phê duyệt dự toán của hạng mục

2.3 Bảng tổng hợp các loại hao phí

Sau khi dự toán của từng mục việc được tính xong, dựa trên bản phân tích các loại hao phí của từng định mức đã được áp dụng, Aliswork sẽ tính toán bảng tổng hợp các loại hao phí cho từng hạng mục hoặc từng nhóm công việc.

Kèm theo mỗi hạng mục công việc sẽ có các bảng tổng hợp:

  • Vật liệu hao phí.
  • Nhân công hao phí (số lượng ngày công đối với từng nhóm thợ)
  • Các loại máy thi công.
  • Bảng thống kê khối lượng thiết bị

3. Phân quyền truy cập thông tin

Đối với nhóm BOD: Xem được toàn bộ các thông tin của dự án.

Đối với nhân sự chính (trưởng bộ phận Thi công và Thị trường): Xem được các thông tin do nhân viên của mình tạo ra.

Đối với nhân viên: Xem được các thông tin do mình tạo ra và các thông tin được giao nhiệm vụ thực hiện (tính dự toán). Mỗi công trình có thể có nhiều hạng mục và mỗi hạng mục có thể được giao cho nhiều người khác nhau thực hiện tính toán.

Vị trí: “Quản lý dự án” – Được phép và phải giao việc tính dự toán cho một người cụ thể

Thao tác “Tính dự toán” nhiều người có thể tham gia tính dự toán cho một mục việc nhưng khi chốt “tính xong” để gửi cho “Quản lý dự án” duyệt thì chỉ nhân sự được giao “Tính dự toán” mới có thể gửi. Khi Dự toán được gửi duyệt và đã phê duyệt, dự toán không thể sửa nội dung.

Các trường thông tin cụ thể như: Giá hợp đồng, giá muc vào,…. Cũng có thể được phân quyền để cho một nhóm đối tượng cụ thể được phép truy cập.


×