Bài học

Bài học thuộc : Quản lý dự án (BS-PM-03.1) Mức độ hoàn thành bài học của học viên : Chưa hoàn thành

Định mức công việc nội bộ (BS-PM-03.1-3)

Định mức công việc nội bộ là hệ thống quy định các hao phí cần thiết và tối đa để hoàn thành một công việc nào đó. Đây là cơ sở pháp lý để thực hiện hạch toán và quản trị các chi phí trong doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp có 2 loại định mức nội bộ (hoặc gọi tắt là “định mức nội bộ”) cần quan tâm là:

  • Định mức các công việc xây lắp cấu thành sản phẩm (công trình – dự án)
  • Định mức các chi phí trong hoạt động của doanh nghiệp (chi phí chung)

Trong mục này chúng tôi sẽ làm rõ khái niệm “Định mức các công việc xây lắp” trong hệ thống Aliswork.

Định mức công việc nội bộ được sử dụng trong các trường hợp:

  • Tính dự toán công trình (dự án)
  • Tính giá trị quyết toán nội bộ (hoặc với nhà thầu phụ) các hạng mục công việc

Quy trình để một định mức nội bộ có thể được áp dụng sẽ bao gồm các bước:

  • XÂY DỰNG: dựa trên các định mức luật định và kinh nghiệm thi công của doanh nghiệp
  • XEM XÉT: Do các yếu tố đầu vào có thể biến đổi như thị trường, luật, sự phát triển của khoa học công nghệ.
  • PHÊ DUYỆT: bởi cấp lãnh đạo của doanh nghiệp.

Khi tính dự toán công việc, thông qua các định mức, Aliswork sẽ tiên lượng được khối lượng các vật tư cần thiết, số lượng  nhân công và danh sách các loại máy thi công.

Định mức công việc trong Aliswork được thể hiện như các hình minh họa sau:

Hình trên là chi tiết một định mức công việc, các thông tin trên màn hình bao gồm:

  • Tên và mô tả công việc
  • Mã hiệu tham chiếu nội bộ của công việc
  • Chi phí tổng hợp và các thành phần hao phí khi thực hiện công việc
  • Người tạo định mức
  • Người xem xét và phê duyệt
  • Trạng thái của định mức (chỉ có những định mức đã được phê duyệt mới có thể áp dụng)

Các thẻ thông tin gồm:

  • Chi tiết chi phí
  • Tiện ích: Chứa các công cụ để nhanh chóng và dễ dàng tạo ra định mức công việc từ các định mức theo luật định.
  • Quy trình thực hiện công việc: Mô tả các thao tác thực tế khi thực hiện công việc.
  • Hướng dẫn vắn tắt việc tạo ra một định mức nội bộ.

Các hành động bao gồm:

  • Tạo mới định mức (tạo thủ công hoặc từ thư viện định mức theo luật định)
  • Đề xuất: Người tạo định mức đề xuất để cấp thẩm quyền xem xét phê duyệt

Phê duyệt: Cấp thẩm quyền xem xét và phê duyệt định mức, một khi đã phê duyệt, định mức không thể sửa đổi.

1. Luồng làm việc

1.1. Tạo mới định mức

Tạo mới định mức bằng thủ công

Điều hướng: Dự án -> Vật tư thiết bị -> Định mức

Mặc định hệ thống hiển thị danh sách các định mức nội bộ sẵn có theo dạng list view như ảnh:

Để tạo mới định mức nội bộ, bấm nút [Tạo] góc trên bên trái màn hình list view. Màn hình tạo mới như dưới đây:

Các thông tin nhập vào gồm:

  • Tên gọi mô tả công việc, đơn vị và mã công việc nội bộ cần thiết lập định mức.
  • Liệt kê các loại chi phí và hao phí cho công việc:
    • Loại chi phí: vật liệu, thiết bị, nhân công, máy thi công và chi phí khác.
    • Mô tả chi phí: có thể tạo mới hoặc lựa chọn từ thư viện
    • Đơn giá thực tế hoặc ước lượng tại thời điểm lập định mức

Hao phí cần thiết của loại chi phí

Hình ảnh lựa chọn loại chi phí

Hình ảnh lựa chọn loại vật liệu từ thư viện.

Với một loại chi phí mới chưa có trong thư viện của hệ thống, bạn cần nhập tên mô tả, đơn vị tính, đơn giá và để trống ô lựa chọn, hệ thống sẽ tự động tạo ra chi phí mới này cho thư viện.

Sau bước này, bạn bấm nút [Lưu] để lưu định mức mới tạo này, tuy nhiên định mức mới này sẽ chỉ ở trạng thái “Mới”

Để có thể duyệt định mức, người tạo ra định mức cần có thao tác bấm nút [Đề xuất] để cấp thẩm quyền (thuộc BOD) phê duyệt định mức.

Tạo mới định mức bằng nhập từ thư viện định mức theo luật định

Các bước thực hiện tương tự như ở phần trên, tuy nhiên bạn sẽ không nhập chi tiết các loại chi phí trước mà chuyển sang thẻ [TIỆN ÍCH] để lựa chọn một định mức sẵn có và nhập (import) vào thư viện định mức nội bộ sau khi đã hiểu chỉnh các chi phí cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Bấm nút [Nhập từ thư viện] để lựa chọn định mức có sẵn của thư viện định mức theo luật định.

Lúc này hệ thống sẽ tạo ra một định mức nội bộ mới với các thông tin sao chép từ định mức theo luật định này, từ đây bạn có thể sửa đổi, thêm các loại hao phí theo đặc thù hoạt động của công ty. Các bước khác thực hiện tương tự như khi tạo định mức bằng thủ công.

1.2. Đề xuất định mức

Với một định mức ở trạng thái “Mới”, người lập định mức có thể đề xuất để ban lãnh đạo (BOD) phê duyệt định mức đó.

Thao tác: Bấm nút  [Đề xuất]  bên phía trái của thanh header.

Lúc này định mức chuyển sang trạng thái “Chờ duyệt”.

Nhật ký hành động của tài liệu “định mức” này được ghi nhận sự kiện thay đổi trạng thái

1.3. Phê duyệt định mức

Nhân sự thuộc nhóm BOD sẽ có quyền phê duyệt định mức.

Thao tác: bấm nút  [Phê duyệt]  bên phía trái của thanh header.

Một khi định mức đã được phê duyệt thì không thể sửa được các thành phần cấu thành định mức.

1.4. Xem và tra cứu định mức

Aliswork cung cấp 2 phương thức để xem định mức là forrm view và list view

Định mức list view:

 


×